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职业引导 | 如何让沟通变得更有效?

2019年03月27日文章来源:


有效沟通的目标和原则

什?#35789;?#26377;效沟通?就是我们在沟通时,需要达成沟通的四大目标:①被?#37038;眨?#34987;听到或被读到)②被理解③被?#37038;堍?#20351;对方采取行动(改变行为或态度),以及完成有效沟通的6C原则:清晰(clea)、积极(constructive)、简洁(concise)、正确(correct)、礼貌(courteous)、完整(complete)。

这四个目标是?#26469;?#36882;增的,呈一个漏斗状,越往后难度越大,得到的反馈越少,但是前面目标?#36136;?#21518;面目标前提。

而6C原则既是要求?#36136;?#26041;法,既期待沟通时达到这样的效果,又希望沟通时可以利用上这些原则。

希望总是好的,但是?#23548;?#19978;要完成有效沟通很困难。

有效沟通的主要障碍,其实是我们个人对文字意义诠释的差别,具体而言有这几个方面的原因:感受不同、妄下结论、刻板印象、缺乏兴趣、缺乏知识、表达困难、情绪、个性。

而解决有效沟通的障碍时,第一条定律就是“三?#32423;?#21518;行”,就是说沟通前一定要?#20154;?#32771;再开口,也就是有效沟通是需要提前做好准备的。



沟通前,先自问以下五个方面的问题

一、原因(目的)

  • 我为什么要进行这个沟通?
  • 我沟通的真正原因是什么?
  • 我希望在沟通之后对方会做什么?
  • ?#19994;?#30446;的是什么?告知、说服、影响、教育、同情、娱乐、建议、解释还是刺激想法?

二、对象

  • 谁是?#19994;?#21548;众(听者或读者)?
  • 他(们)是什么样的人?他(们)有什么样的个性、教育背景、年龄、地位?
  • 他(们)对信息的内容可能会有什么样的反应?
  • 他(们)对信息的主题已经了解多少?很多?不多?#23458;?#20840;没有?比我知道的多或少?

三、时间和地点

  • 对方在哪里?#37038;瘴业?#20449;息?在办公室,随手就可以取得相关的数据;还是远离相关的场所,所以我可能需要再提醒他们相关的事实?
  • ?#19994;?#20449;息处在整个事件的哪个?#26041;冢?#25105;在回答对方的问题吗?这是对方第一次听到这个主题或问题吗?
  • 我跟对方的关系如何?信息的主题是引起我们之间意见不和的原因吗?整个气氛是紧张还是和谐?
  • 回答了上面这些问题后,要回答下面这几个问题?#19981;?#26356;容易,比起你直接跳到“我要说什么?”更有帮助。

四、内容(主题)

  • ?#19994;?#24213;想说什么?
  • 我需要说什么?
  • 对方要知道什么?
  • 哪些信息我可以省略?
  • 哪些信息我一定要包含?

五、方式(语气和风格)

  • 如何传达?#19994;?#20449;息?用文字,用图片,还是两者都用?用什么样的文字,什么样的图片?
  • 什么沟通媒介最合适?书面还是口头?电子邮件、便条还是一通电话?写信(电子邮件或书面邮件)还是碰面会?#31119;?#20070;面报告(通过网络寄送或邮寄)还是口头报告?
  • 如何组织各项重点?是用演绎的方式(先提重点,然后?#24471;?举例/图解),还是用归纳的方式(?#20154;得?举例/图解,然后把重点归纳出来)?
  • 如何达到预期的效果?我该采取什么语气,以到达目标?我应该采用或避免哪些字眼,以产生恰当的语气?

这五个问题我们要牢记于心,在面对比较棘手的问题时,一定要?#20154;?#32771;这五个问题,然后再开?#25216;?#21010;沟通的信息。



计划沟通内容的七大步骤

步骤一:写下目的

用一到两个句子,把你希望达到的目的写下来;然后把你写的目的放在眼前,时刻提醒你不要离题。

步骤二:收集信息

先把你觉得需要提出的想法或重点全部写下来,然后选择重要的相关信息,舍弃不相关的信息,因此选择信息时要先自问:

  • 这跟?#19994;?#20449;息真的有关系吗?
  • ?#19994;?#21548;众真的需要这些信息,才能理解?#19994;?#20449;息吗?
  • 这真的有助于我达到目的吗?

步骤三:把信息分类

把各项信息按照类别重写一次,加上标题;每个类别可以自成一段,写好主题句;要记住,一个段落应该只有一个主要的想法,段落中的其他内容是用来支持这个想法的例?#21360;?#32454;节、?#24471;韉取?

步骤四:决定顺序

把各个类别按照?#25345;?#36923;辑顺序排?#35856;?#26469;,内容排?#20852;?#24207;的方式有:按照时间顺序、按照空间顺序、按照重要性、复?#26377;?#36882;增法、熟悉度递减法、按照因果关系、按照主题。

步骤五:制作大纲

把大纲清楚地写在纸上。

步骤六:撰写初稿

下笔写初稿,不要担心文笔的问题。

步骤七:编辑初稿和完稿

从对方的立场的角度来阅读你的稿子,看看有没有含糊不清、错误、用词别扭的地方,有没有恰当的连接词。

此外,在文字风格?#24076;?#21147;求简洁清晰。

以下是编辑内容时要点与技巧:


  • 变化句子的长度,不要让句子过长。
  • 一个段落,只表达一个主要的想法。
  • 使用对方能够理解的词语。
  • 避免不正式的口语说法。
  • 省略赘字。
  • 用简短或常用的字眼代替冗长的单词或词组。
  • 避免陈词滥调。
  • 避免重复同样的单词和词组,尽量使用不同的表达。
  • 用词中?#24076;?#19981;要言过其实。
  • 多用正面积极的说法,少用负面消极的说法。


总之一句话,要实现有效沟通,你必须提前做好周详的准?#31119;?#23588;其书面报告或口头报告时。


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